Diskussionshandbuch

Sitzungsleitung

3.0 Leitung eines beratenden Treffens (Meeting, Konferenz, Versammlung)

Jedes beratende Treffen (in der Folge der Einfachheit halber als „Versammlung“ bezeichnet) wird von einem Vorsitzenden geleitet.
Beim ersten Zusammentreten ist daher zunächst ein Vorsitzender („Sitzungsleiter“) zu wählen – es sei denn, ein solcher ist durch (Vereins)Statuten oder längere Praxis bereits bestimmt. Ein neu gewählter Vorsitzender soll sich zunächst mit kurzen Angaben zu seiner Person vorstellen.

Der Vorsitzende kann Gäste zur Teilnahme zulassen.

Vor Eintritt in die Tagesordnung:

Soll die Bundeshymne Teil der Veranstaltung sein, wird sie unmittelbar vor der Begrüßung der (Ehren)Gäste) stehend gesungen (Text im Anhang, dazu auch ein eigener Text für die Europahymne).

Dies ist auch der Zeitpunkt für allfälliges Totengedenken, zu dem sich ebenfalls alle Teilnehmer erheben.

Sitzungsablauf

Der Vorsitzende begrüßt alle Erschienenen, dankt für die Teilnahme und klärt allfällige organisatorische Details (zeitlicher Ablauf, Pausen etc.).

In der Folge sorgt er für die Tagesordnung, deren Einhaltung und den ordnungsgemäßen Ablauf der Versammlung inklusive Debatte und Abstimmungen.

Der Vorsitzende hat das Hausrecht. Zur Aufrechterhaltung eines geordneten Sitzungsverlaufs kann er alle erforderlichen Maßnahmen ergreifen, etwa durch Erteilung eines Ordnungsrufes, insbesondere bei unangemessenen Zwischenrufen oder anderen Störversuchen. Der Verweis eines Teilnehmers von der Versammlung darf erst nach mindestens zwei Ermahnungen ausgesprochen werden. Eine vorzeitige Beendigung der Versammlung durch den Vorsitzenden ist zuvor unmissverständlich anzukündigen.

Der Vorsitzende hat sich der Debatte grundsätzlich zu enthalten. Will er dennoch daran teilnehmen, hat er für diesen Zeitraum den Vorsitz an einen von ihm zu benennenden Stellvertreter zu übergeben.

Vereinspraxis:

Vereinsstatuten enthalten stets Richtlinien für die Einberufung und Durchführung von (General)Versammlungen (Vgl. § 9 Musterstatut Anhang 2).
Den Vorsitz in Vereinsversammlungen führt grundsätzlich der Obmann oder dessen Stellvertreter; das Protokoll obliegt dem Schriftführer. Es ist vom Vorsitzenden und dem Schriftführer zu unterfertigen und muss in der nächstfolgenden Sitzung gleicher Art genehmigt werden.

3.1 Beschlussfähigkeit

Wenn erforderlich, schätzt oder zählt der Vorsitzende die erschienenen Teilnehmer und stellt die Beschlussfähigkeit der Versammlung fest.

Vereinspraxis:

In Vereinsstatuten kann dazu eine bestimmte Mindestzahl festgesetzt sein. Sehr oft findet sich dort auch die Bestimmung, dass nach Ablauf einer bestimmten Wartezeit die Versammlung trotz zu geringer Anwesenheit beschlussfähig ist.

3.2 Tagesordnung

Der Ablauf einer Versammlung wird durch die Tagesordnung (TO) bestimmt. Die einzelnen Punkte der Tagesordnung müssen so formuliert sein, dass das jeweils zu behandelnde Thema deutlich erkennbar ist.

Die Tagesordnung ist zu Beginn der Versammlung zu verlesen oder in schriftlicher Form allen anwesenden Teilnehmern zur Kenntnis zu bringen, selbst wenn sie bereits vorher an die Teilnehmer ausgesendet wurde.

Aus Zweckmäßigkeitsgründen kann der Vorsitzende die Reihenfolge der auf der Tagesordnung angeführten Punkte ändern.

Vereinsspraxis:
Üblicherweise erfolgt die Einladung mindestens zwei Wochen vor dem Versammlungstermin.

Jeder Teilnehmer kann bis zur Versendung der Tagesordnung beim einberufenden Organ die Aufnahme eines Punktes in die Tagesordnung verlangen. Dieses ist verpflichtet, den Punkt in die Tagesordnung aufzunehmen.

Anhang 3 enthält eine Mustertagesordnung einer typischen Vereinsversammlung.

Der Vorsitzende stellt der Versammlung die endgültige Tagesordnung vor und lässt über ihre Annahme abstimmen. Eine Debatte über die Tagesordnung ist aus zeitökonomischen Gründen möglichst zu vermeiden, jedoch können Abänderungen oder Ergänzungen beantragt werden. Dafür genügt die einfache Mehrheit der Stimmen.

3.3 Dringlichkeitsantrag

Wird beantragt, ein völlig neues, mit dem Tagesordnungsvorschlag überhaupt nicht zusammenhängendes Thema auf die Tagesordnung zu setzen, ist dafür die Unterstützung des Antragstellers durch mindestens einen Teilnehmer und Zweidrittelmehrheit notwendig.

In folgenden Fällen sind Anträge zur Tagesordnung grundsätzlich unzulässig:

a) Änderungen oder Ergänzungen von Satzungen, Statuten oder anderen Verfahrensordnungen.

b) Personalia (Ehrungen, Amtsenthebungen)

c) Wahlen

3.4 Protokoll

Wenn noch kein Schriftführer bestellt wurde, ist ein solcher zu Beginn der Versammlung zu wählen. Seine Aufgabe ist es, über den Verlauf der Versammlung ein schriftliches Protokoll anzufertigen.

Es enthält wenn möglich die Namen der Teilnehmer, Datum, Ort, Dauer und Art der Zusammenkunft sowie eine zusammenfassende Darstellung der Beratung. Eine Liste, in die sich die Anwesenden eingetragen haben, wird dem Protokoll beigeschlossen.

Das Protokoll hat den Ablauf der Beratungen in klarer und nachvollziehbarer Weise festzuhalten. Anträge und Beschlüsse sowie Resolutionen sind möglichst im Wortlaut wiederzugeben. Bei Abstimmungen und Wahlen sind die Stimmenverhältnisse anzuführen.

Das Protokoll ist vom Vorsitzenden und vom Schriftführer zu unterzeichnen.

Auf Antrag kann von der Protokollierung der Debatte zu einem bestimmten Punkt der Tagesordnung oder zu Teilen davon abgesehen werden. Dafür genügt einfache Mehrheit.

Handelt es sich um eine Folgeveranstaltung, stellt der Vorsitzende nach Annahme der Tagesordnung das letzte Protokoll zur Diskussion und lässt über seine Genehmigung mit einfacher Mehrheit abstimmen.

3.5 Allfälliges

Die Aufnahme eines Tagesordnungspunktes „Allfälliges“ in die Tagesordnung ist zweckmäßig, da es sehr oft Kleinigkeiten gibt, die nicht ausführlich behandelt werden müssen. Beispiele dafür sind das Ausrichten von Urlaubsgrüßen oder die Einladung zu einer kommenden Veranstaltung.